ドキュメントとは？
意味・定義
ドキュメントとは、情報や知識を整理し、記録した文章や資料のことを指します。主に、業務上のプロセス、製品情報、手順書、報告書などが含まれます。これらは、関係者が理解しやすい形で情報を伝える手段として用いられます。デジタル化が進む現代では、オンラインでの文書管理や共有が一般的になっており、効率的な業務運営には欠かせない要素となっています。
目的・背景
ドキュメントは、情報の共有や伝達、業務の標準化を目的としています。特に複雑な業務プロセスや技術的な内容を、明確に記載することで、関係者間の誤解を防ぎます。また、ドキュメントは知識の蓄積にも寄与し、組織が成長する過程で発生する業務のノウハウを後の世代に引き継ぐ役割を果たします。これにより、業務の継続性や効率化が実現されます。
使い方・具体例
- プロジェクトの進行状況を報告するために、定期的な進捗報告書を作成する。
- 新入社員向けに、業務フローや社内ルールをまとめたマニュアルを提供する。
- 製品の仕様書を作り、開発チームと営業チーム間での情報共有を促進する。
- 顧客からの問い合わせに対するFAQ（よくある質問集）を作成し、サポート業務を効率化する。
- 定期的な会議内容を議事録として記録し、参加者や関係者に配布する。
関連用語
まとめ
- ドキュメントは業務の情報や知識を整理するための資料である。
- 共有や標準化を通じて、業務の継続性と効率性を高める役割を担っている。
- 様々な形式で作成され、業務の進行や新入社員教育に活用される。
現場メモ
ドキュメントの作成において、情報の正確性を確保することが重要です。特に、業務フローや手順書は、細部にわたる正確な記載が求められます。また、ドキュメントの更新を怠ると、古い情報に基づいて行動するリスクが高まります。定期的な見直しや更新計画を立てることが、効果的な情報管理につながります。