覚書とは？
意味・定義
覚書（おぼえがき）とは、重要な情報や指示、合意内容を記録するための文書です。主に業務や商取引において、口頭の約束や確認事項を明文化する目的で使用されます。覚書は、法的な効力を持つ契約書とは異なり、より柔軟な内容が記載されることが多いです。これにより、関係者間での認識のズレを防ぎ、コミュニケーションを円滑にする役割を果たします。
目的・背景
覚書は、業務上の重要な情報を文書として残すことで、後のトラブルを防ぐために必要です。例えば、取引先との合意内容やプロジェクトの進行状況を記録することで、関係者全員が同じ情報を共有できるようになります。また、口頭での合意が曖昧になりやすい場面でも、覚書があることで明確に内容を確認できます。特に、複数の関係者が関与する場合、覚書があることで意見の食い違いを減らし、スムーズな業務運営が可能になります。
使い方・具体例
- プロジェクト開始時に、関与するメンバー間での役割分担や納期を記載した覚書を作成することで、各人の責任を明確にする。
- 取引先との商談後に合意した内容を整理し、覚書として残すことで、後日確認ができる状態を保つ。
- 社内での重要な会議の議事録として覚書を作成し、出席者全員に配布することで、会議の内容を共有する。
- 業務委託契約を結ぶ際に、覚書を交わして重要な条件や連絡先を記載し、双方の理解を統一する。
- 定期的な業務レビューにおいて、進捗状況や改善点を覚書としてまとめておくことで、次回の会議で活用できる情報源とする。
関連用語
まとめ
- 覚書は、重要な情報や合意内容を記録するための文書である。
- 口頭の約束を文書化することで、認識のズレを防ぐ役割を果たす。
- プロジェクトや取引先との合意内容を記録することで、円滑な業務運営を支援する。
現場メモ
覚書を作成する際には、内容の明確さが重要です。曖昧な表現や不明瞭な指示が含まれていると、後々のトラブルの原因となります。また、覚書は関係者全員が確認できる形で保存し、必要に応じてアクセスできるようにしておくことが大切です。