ワークフロードキュメントとは？
意味・定義
ワークフロードキュメントとは、業務プロセスに関連する情報を整理し、文書化したものです。この文書は、業務の流れや手順、関係者の役割、使用するツールなどを明確に示します。ワークフロードキュメントは、プロジェクトの進行や業務の効率化を図るために不可欠な資料であり、関係者間での情報共有やコミュニケーションを促進します。
目的・背景
ワークフロードキュメントは、組織内で業務の透明性を高めるために重要です。特に複雑な業務プロセスやプロジェクトでは、関係者が互いの役割や責任を理解することが必要です。この文書があることで、新しいメンバーの教育や業務の標準化が進み、業務の円滑な進行が可能になります。また、問題が発生した際にプロセスを振り返るための基盤ともなります。
使い方・具体例
- プロジェクト開始時に、関係者の役割やタスクを明確に示すために作成する。
- 業務手順書として、新しいスタッフへのトレーニング資料として利用する。
- 定期的な業務レビューの際に、実際のプロセスと文書との整合性を確認するために参照する。
- 業務改善提案を行う際に、現行プロセスを可視化し、具体的な問題点を示す材料とする。
- プロジェクトの進行中に発生した変更点を反映し、最新の業務フローを維持するために更新する。
関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
まとめ
- ワークフロードキュメントは業務プロセスを文書化したもので、情報共有に役立つ。
- 業務の透明性を高め、新メンバーの教育や業務の標準化を支援する。
- プロジェクトの進行や業務改善提案の基盤となる資料である。
現場メモ
ワークフロードキュメントを作成する際には、関係者全員からのフィードバックを取り入れることが大切です。これにより、実際の業務に即した内容となり、文書が形骸化するのを防げます。また、定期的に見直しを行い、業務の変化に合わせて更新していくことが、文書の有効活用につながります。