文書アウトソーシングとは？
意味・定義
文書アウトソーシングとは、企業や組織が自社内で行う文書管理業務を外部の専門業者に委託することを指します。この手法は、文書の作成、整理、保存、廃棄などの業務を効率的に行うために利用されます。特に情報がデジタル化され、管理方法が多様化する中で、専門業者の知識と技術を活用することで、コスト削減や業務効率の向上が期待できます。
目的・背景
文書管理業務は、膨大な量の情報を取り扱う必要があり、人的ミスや管理の煩雑さが課題となることが多いです。また、法的な文書保管の要件やセキュリティに関する規制も厳しくなっています。文書アウトソーシングは、これらの課題を解決するために生まれました。外部の専門業者に委託することで、最新の技術やノウハウを活用し、法令遵守を徹底しつつ、企業内のリソースを本業に集中させることが可能になります。
使い方・具体例
- 社内で作成した文書を専門業者に電子データ化してもらい、保管管理を委託することで、スペースの有効活用が図れます。
- 定期的に発生する文書の整理業務をアウトソーシングし、社内スタッフが他の業務に専念できるようにします。
- 法的な保存期間が定められている文書を、専門業者に適切に管理させることで、法令遵守が強化されます。
- 顧客からの問い合わせに対して、外部の業者が文書を速やかに検索し、必要な情報を提供するサービスを利用できます。
別名・同義語
アウトソーシング, outsourcing-2
関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
まとめ
- 文書アウトソーシングは、文書管理業務を外部に委託する手法です。
- 業務効率の向上や法令遵守を目的として導入されます。
- 専門業者の技術を活用し、社内リソースを本業に集中させることが可能です。
現場メモ
文書アウトソーシングを導入する際には、業者選定が重要です。信頼性やセキュリティ対策が十分であるかを確認することが求められます。また、業務フローの見直しを行わないと、外部に委託した後も問題が解決しないことがあります。内部の業務と連携を考えた計画が必要です。