---
title: "文書管理自動化"
slug: "document-management-automation"
category: "document-dx"
updated_at: "2025-12-31"
description: "文書の管理作業を自動化し効率を向上させる手法。"
tags:
- "自動化
- 文書管理
- 効率化"
---
## 文書管理自動化とは？
## 意味・定義
文書管理自動化とは、企業や組織が保有する文書を効率的に管理するためのプロセスを自動化する手法です。これにより、文書の作成、保存、検索、配布などの作業が迅速に行われ、人的ミスが減ります。具体的には、スキャンした書類のデジタル化や、文書の分類・整理を自動で行うシステムが用いられます。これにより、業務の効率化やコスト削減が図られることを目的としています。
## 目的・背景
文書管理自動化は、手作業での文書管理に伴う時間の浪費や、情報の散逸、誤配布といった課題を解決するために生まれました。従来の文書管理では、文書を手作業で整理したり、必要な情報を探すために多くの時間を費やすことが一般的でした。自動化により、これらの非効率なプロセスを削減し、迅速な業務遂行が可能になります。また、ペーパーレス化が進む中で、デジタル文書の取り扱いが不可欠となっており、そのための手法としても重要視されています。
## 使い方・具体例
- 書類のスキャンを自動で行い、OCR（光学文字認識）技術を用いてデジタルデータ化することで、検索性を向上させます。
- 文書の新規作成や更新を自動化するワークフローを構築し、承認プロセスを迅速化します。
- 定期的な文書のアーカイブ作業を自動化し、古い文書を適切に管理することで、ストレージの最適化を図ります。
- 重要な文書の期限管理を自動化し、期限切れの警告やリマインダーをシステムが発信する仕組みを導入します。
## 関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
- [文書管理](/document-management/)
- [自動化](/automation/)
- [ワークフロー](/workflow/)
- [OCR](/ocr/)
- [ペーパーレス](/paperless/)
## まとめ
- 文書管理自動化は、文書の効率的な管理を目的とする手法です。
- 手作業による非効率な文書管理を解決するために重要な役割を果たします。
- 自動化技術を活用することで、業務の迅速化やコスト削減が実現可能になります。
## 現場メモ
導入時に注意すべきポイントは、システムの運用に必要なトレーニングと、既存の業務フローとの整合性です。新しいシステムを導入することで、既存の業務にどのように影響を及ぼすかを十分に検討し、関係者全員の理解を得ることが成功の鍵となります。また、初期設定やカスタマイズに時間がかかることもあるため、計画的な導入が求められます。文書管理自動化
カテゴリ: