デジタルスキャンニングとは？
意味・定義
デジタルスキャンニングは、物理的な文書や画像をデジタルデータに変換する技術です。このプロセスでは、スキャナーやカメラを使用して、紙の文書や写真を取り込み、コンピュータで処理可能なデジタル形式に変換します。変換されたデータは、PDFやJPEGなどのフォーマットで保存され、容易に管理や共有ができるようになります。この技術は、文書の保存や検索、アーカイブの効率化に寄与し、ペーパーレス化を推進する重要な手段です。
目的・背景
デジタルスキャンニングは、物理文書の管理における課題を解決するために開発されました。従来の紙文書は、保管スペースを占有し、検索や共有が困難でした。デジタル化により、文書の劣化を防ぎ、必要な情報を迅速に検索できるようになります。また、業務プロセスの効率化を図ることで、コスト削減や業務のスピードアップが期待されます。このように、デジタルスキャンニングは、情報管理の新たなスタンダードとして位置づけられています。
使い方・具体例
- スキャンした文書をPDF形式で保存し、社内の共有フォルダにアップロードすることで、全社員がアクセスできるようにする。
- 重要な契約書をデジタル化し、クラウドストレージに保存することで、物理的な紛失リスクを軽減する。
- 過去のプロジェクト資料をスキャンしてデジタルアーカイブを作成し、必要に応じて迅速に参照できるようにする。
- スキャンした名刺情報をデジタル名刺管理アプリに取り込むことで、顧客情報を一元管理する。
- スキャンした書類をOCR（光学式文字認識）技術を用いてテキストデータ化し、検索機能を強化する。
関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
まとめ
- デジタルスキャンニングは物理文書をデジタル形式に変換する技術である。
- 情報管理の効率化やペーパーレス化を実現するために重要な手段である。
- スキャンしたデータは、容易に保存・共有・検索が可能となる。
現場メモ
デジタルスキャンニングの導入時には、スキャンする文書の選定や、デジタル化後のデータ管理方法が重要です。また、スキャナーの設定や運用ルールを明確にしないと、スキャン品質が低下することがあります。さらに、デジタルデータのセキュリティ対策も考慮する必要があります。