文書リテンションポリシーとは？
意味・定義
文書リテンションポリシーは、企業や組織がどの文書を、いつまで保持し、いつ廃棄するかを定めた方針です。このポリシーは、法律や業界基準に基づいて設定され、文書の保存期間や廃棄方法について具体的に指示します。適切なリテンションポリシーを持つことで、情報の管理が効率的になり、必要な情報に迅速にアクセスできる環境が整います。また、法的なリスクを軽減する役割も果たします。
目的・背景
文書リテンションポリシーは、情報管理の効率化や法令遵守を目的として策定されます。企業や組織は、多くの文書を生成し、それらを無期限に保持することは現実的ではありません。不要な文書を長期間保持することで、情報漏洩や管理コストの増加などのリスクが高まります。そのため、リテンションポリシーは、必要な文書を適切に管理し、不要な文書を確実に廃棄するための基準を提供します。特に、法律や業界規制により、特定の文書の保存が義務付けられている場合もあり、ポリシーの策定は重要なステップとなります。
使い方・具体例
- 法務部門が、契約書や法的文書の保存期間を設定し、期限が来た文書を適切に廃棄する際に使用します。
- 情報システム部門が、電子データのバックアップと保存方法をリテンションポリシーに基づいて計画します。
- 人事部門が、従業員の人事記録を一定期間保持し、その後に安全に廃棄するための指針として活用します。
- マーケティング部門が、キャンペーンデータや顧客情報の保存期間を明示し、不要なデータを削除する際に役立てます。
- 経営陣が、ビジネス継続計画（BCP）に基づいて、重要文書の保存と廃棄のルールを策定します。
関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
まとめ
- 文書リテンションポリシーは、文書の保存期間を定める重要な方針です。
- 法令遵守や情報管理の効率化を図るための指針となります。
- 各部門が具体的な運用方法を定め、不要な文書の廃棄を促進します。
現場メモ
文書リテンションポリシーを導入する際には、各部門との調整が不可欠です。特に、保存期間に違いがある場合や、廃棄方法についての共通理解がないと、混乱が生じることがあります。ポリシーの策定後も定期的な見直しが必要で、法律や業界基準の変更に柔軟に対応できる体制を整えておくことが重要です。