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title: "電子文書化"
slug: "document-dx-297"
category: "document-dx"
updated_at: "2025-12-31"
description: "紙の文書を電子的に変換すること。"
tags:
- "デジタル化
- 変換"
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## 電子文書化とは？
## 意味・定義
電子文書化とは、従来の紙文書を電子的な形式に変換するプロセスです。この変換によって、紙の文書がスキャンされ、デジタルデータとして保存されます。電子文書は、デジタル環境での管理や共有が容易になり、物理的なスペースの節約や検索機能の向上をもたらします。一般的には、PDFやWordなどのフォーマットに変換され、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
## 目的・背景
電子文書化の主な目的は、業務の効率化とコスト削減です。紙ベースの文書管理は、保管スペースが必要であり、物理的な文書の紛失や劣化のリスクがあります。また、情報の検索や共有が時間を要することが多く、業務のスピードを遅らせる要因となります。これらの課題を解決するために、電子文書化が進められています。デジタル化により、情報の迅速なアクセスや共有が可能になり、業務の生産性が向上します。
## 使い方・具体例
- 文書をスキャンし、PDF形式で保存することで、オフィス内の書類を減らし、整理整頓が進む。
- 電子化した契約書をクラウド上で管理することで、関係者がいつでもアクセスできるようにする。
- 電子文書化ツールを利用して、手書きのメモをデジタル化し、検索可能な状態にする。
- 社内の報告書を電子化し、メールで簡単に送信できるようにすることで、通信コストを削減する。
- 重要な文書を電子化することで、バックアップを取りやすくし、災害時のリスクを軽減する。
## 関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
- [デジタル化](/digitalization/)
- [データ管理](/data-management/)
- [クラウドストレージ](/cloud-storage/)
## まとめ
- 電子文書化は、紙文書をデジタル形式に変換するプロセスである。
- 業務の効率化とコスト削減を目的に、情報の迅速なアクセスを実現する。
- 様々な業務シーンでの活用が進んでおり、特に契約書や報告書の管理が容易になる。
## 現場メモ
電子文書化を進める際、スキャンした文書の品質が重要です。解像度が低いと、後の検索や読み取りが困難になるため、適切な設定でスキャンする必要があります。また、電子化した文書の保存先や管理方法を明確に決めておかないと、情報が散逸しやすくなります。適切なファイル名やフォルダ構成を考慮することも重要なポイントです。電子文書化
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