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title: "文書リテンション"
slug: "document-dx-51"
category: "document-dx"
updated_at: "2025-12-30"
description: "文書を保持する期間に関する方針。"
tags:
- "保存
- 管理"
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## 文書リテンションとは？
## 意味・定義
文書リテンションとは、組織が文書をどのくらいの期間保持するかについての方針やルールを指します。このリテンションポリシーは、法的要求や業務上の必要性に基づいて策定され、文書の保存、管理、廃棄に関する具体的な指針を提供します。適切な文書リテンションは、情報の有効活用やリスク管理に寄与します。
## 目的・背景
文書リテンションは、組織が保持する情報の管理を効率化し、不要なリスクを回避するために重要です。例えば、法律や規制によって求められる保存期間がある場合、企業はそれに従う必要があります。また、情報の流出や漏洩を防ぐためにも、不要な文書を適切に廃棄することが求められます。リテンションポリシーを策定することで、組織は情報の整合性を保ちながら、業務を円滑に進めることが可能になります。
## 使い方・具体例
- 組織内で文書リテンションポリシーを制定し、各部門に周知することで、文書の保存期間を統一する。
- 定期的に文書の見直しを行い、不要な文書を特定し、適切に廃棄するプロセスを設定する。
- 法律で定められた保存期間を遵守するために、重要な文書の管理リストを作成する。
- 文書のデジタル化を進め、物理的なスペースを削減しつつ、リテンションポリシーに従った管理を行う。
- 社内研修を実施し、従業員に文書管理の重要性を理解させ、リテンションポリシーの遵守を促進する。
## 関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
- [データガバナンス](/data-governance/)
- [情報セキュリティ](/information-security/)
- [クラウドストレージ](/cloud-storage/)
- [バックアップ](/backup/)
- [データライフサイクル管理](/data-lifecycle-management/)
## まとめ
- 文書リテンションは、文書の保存期間に関する方針を定めるものです。
- 組織の法的要求や業務上の必要性を反映したポリシーを策定することが求められます。
- 適切なリテンション管理は、情報の有効活用とリスクの軽減に寄与します。
## 現場メモ
文書リテンションポリシーの導入時には、従業員の理解と協力が不可欠です。適切なトレーニングを行わなければ、ルールが守られず、情報漏洩や法的問題のリスクが高まります。また、ポリシーの見直しを定期的に行うことも重要で、変化する法律や業務ニーズに対応できるようにする必要があります。文書リテンション
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