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title: "電子文書管理"
slug: "document-dx-68"
category: "document-dx"
updated_at: "2025-12-30"
description: "電子文書の作成、保存、管理を行うシステム。"
tags:
- "デジタル化
- 管理"
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## 電子文書管理とは？
## 意味・定義
電子文書管理とは、デジタル形式の文書を作成、保存、管理するためのシステムを指します。これにより、紙の文書を電子化し、効率的に扱うことが可能になります。主に企業や組織において、文書の検索、共有、セキュリティの向上を目的としたツールやプロセスが含まれます。電子文書管理システム（EDMS）は、ファイルの整理やアクセス権の管理を支援し、情報の流通を円滑にします。
## 目的・背景
電子文書管理が必要とされる背景には、情報のデジタル化の進展があります。従来の紙文書では、物理的な保管スペースが必要であり、情報の検索や共有に時間がかかりました。さらに、紙媒体では紛失や損傷のリスクが高く、セキュリティ面でも課題がありました。これに対して、電子文書管理は、迅速な検索機能やアクセス管理を提供し、業務の効率化やコスト削減を実現します。また、環境への配慮として、紙の使用削減にも寄与しています。
## 使い方・具体例
- 電子文書管理システムを導入し、過去の紙文書をスキャンしてデジタル化することで、全社員がアクセスできるデータベースを構築する。
- 契約書や提案書を電子化し、必要な部門間で簡単に共有し、承認フローを迅速化する。
- 文書のバージョン管理機能を活用し、過去の編集履歴を追跡することで、誤った情報の使用を防ぐ。
- セキュリティ設定を施し、特定の文書へのアクセスを権限のあるユーザーに制限することで、情報漏洩を防ぐ。
- 定期的にバックアップを実施し、データの損失リスクを軽減する。
## 関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
- [デジタル化](/digitalization/)
- [情報セキュリティ](/information-security/)
- [文書管理](/document-management/)
- [クラウドコンピューティング](/cloud-computing/)
- [データベース管理](/database-management/)
## まとめ
- 電子文書管理は、文書のデジタル化を行い、効率的な情報管理を実現するシステムです。
- 物理的な文書管理の課題を解決し、業務の効率化やコスト削減に寄与します。
- 具体的な利用法として、文書の共有、セキュリティ管理、バックアップなどが挙げられます。
## 現場メモ
電子文書管理の導入時には、社内の業務フローとの整合性を考慮することが重要です。業務プロセスが変更されることで、従業員が新しいシステムに馴染むまでに時間がかかる場合があります。また、適切な教育やサポートがなければ、システムの効果が十分に発揮されないこともあるため、導入前の計画が不可欠です。電子文書管理
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