電子稟議とは？
意味・定義
電子稟議とは、企業や組織において、決裁の承認プロセスを電子的に行うための仕組みを指します。従来の紙ベースの稟議書をデジタル化し、オンラインでの承認を可能にすることで、業務の効率化を図ります。これにより、承認者は場所を問わず迅速に決裁を行うことができ、稟議の進捗状況をリアルタイムで把握することができます。電子稟議は、特にリモートワークが普及する中で、その重要性が増しています。
目的・背景
電子稟議が必要とされる背景には、従来の紙ベースの稟議プロセスにおける課題が存在します。紙の稟議書は、物理的な移動や承認者の不在によって、処理に時間がかかることが多く、業務のスピードを妨げる要因となります。電子化することで、承認の迅速化やペーパーレス化が実現し、業務の効率性が向上します。また、履歴の管理が容易になり、透明性の確保やコンプライアンスの向上にも寄与します。
使い方・具体例
- 電子稟議システムにログインし、必要な情報を入力して稟議書を作成します。
- 承認者を選定し、稟議書を送信することで、承認プロセスが開始されます。
- 承認者は、スマートフォンやPCから簡単に稟議書を確認し、承認または否認の判断を行います。
- 承認が完了すると、関係者全員に通知が送られ、進捗状況が更新されます。
- 過去の稟議書をデータベースから検索し、類似の案件を参考にすることができます。
関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
まとめ
- 電子稟議は、決裁プロセスをデジタル化する仕組みである。
- 業務の効率化や透明性の向上を目的として導入される。
- 簡単な操作で承認が行えるため、迅速な意思決定が可能になる。
現場メモ
電子稟議を導入する際には、従業員のITリテラシーに注意が必要です。特に、システムに不慣れな人が多い場合、操作方法の教育が重要です。また、承認者が多い場合、承認の遅延が発生しやすいため、フローの見直しや承認者の選定も考慮する必要があります。