プロセスフロー図とは？
意味・定義
プロセスフロー図は、業務プロセスを視覚的に表現した図であり、特定の業務手順や流れを示します。この図は、各ステップの順序や関係性を明確にし、業務の流れを理解しやすくするために用いられます。一般に、矢印やシンボルが使われ、プロセスの各部分を示すことで、視覚的に情報を伝えます。これにより、業務の効率化や改善点の発見が容易になります。
目的・背景
プロセスフロー図は、業務の可視化を目的としており、特に複雑なプロセスを整理するために重要です。企業や組織では、多くの業務が連携して行われるため、各プロセスの流れを理解することが業務改善につながります。プロセスがどのように進むのかを視覚化することで、業務のボトルネックや非効率を特定しやすくなり、改善策を講じる際の基礎データとして役立ちます。
使い方・具体例
- 新規プロジェクトの立ち上げ時に、各ステップを示すプロセスフロー図を作成し、関係者に共有することで、全員が役割を理解しやすくなる。
- 業務改善のために、現行プロセスをフロー図として可視化し、ボトルネックを発見し、改善案を議論する場を設ける。
- トレーニング資料として、業務の流れを示すフロー図を使い、新入社員に業務をスムーズに理解させる。
- ITシステムの導入時に、業務プロセスをフロー図に落とし込むことで、システムに必要な機能を明確にする。
- プロセスの変更や改善後に、新しいフロー図を作成し、関係者に更新情報を通知することで、混乱を防ぐ。
関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
まとめ
- プロセスフロー図は業務プロセスを視覚的に表現したものです。
- 業務の流れを明確にすることで、改善点を見つける手助けとなります。
- 様々なシーンでの活用が期待され、特に業務の理解や改善に役立ちます。
現場メモ
プロセスフロー図を作成する際には、参加者全員の意見を反映させることが重要です。また、図が複雑になりすぎると、かえって理解を妨げることがあるため、シンプルさを保つ工夫が求められます。各ステップの詳細を記載する際には、明確な用語を使い、誤解を避けるよう心がけましょう。