記録管理とは？
意味・定義
記録管理とは、企業や組織において重要な情報やデータを適切に収集、保管、整理、運用する手法を指します。これにより、必要な情報が迅速にアクセス可能となり、業務の効率化が図られます。また、適切な管理は法令遵守や情報セキュリティの確保にも寄与します。記録管理は、物理的な文書だけでなく、デジタルデータも対象とし、全体的な情報管理の重要な要素となります。
目的・背景
記録管理の主な目的は、情報の正確性と安全性を保ちながら、業務プロセスをスムーズに進めることです。企業は日々多くのデータを生成し、これを適切に管理しなければ、情報漏洩や誤情報のリスクが増加します。また、法令や業界標準に従った記録保持は、コンプライアンス（法令遵守）においても欠かせない要素です。このため、記録管理は、業務の効率を高めるだけでなく、組織全体のリスクを軽減する役割を担っています。
使い方・具体例
- 重要な契約書や取引記録をデジタル化し、クラウドストレージで一元管理することで、必要な時にすぐにアクセスできるようにする。
- 社内の手続きやプロセスのマニュアルを文書化し、社員が簡単に参照できるようにすることで、業務の標準化を図る。
- セキュリティポリシーに従い、機密情報を暗号化し、アクセス権を設定することで、不正アクセスを防止する。
- 定期的にバックアップを取り、情報の喪失に備えて、災害時にも情報が確保される体制を整える。
- 法令の変更に対応し、新たな記録管理基準を策定・運用し、常に最新の状態を維持する。
別名・同義語
電子記録管理, id-management-28
関連用語
試験対策や体系的な理解を目的とする場合、以下の用語もあわせて確認しておくと安心です。
まとめ
- 記録管理は、情報の整備と保護を目的とした手法です。
- 適切な記録管理は、業務の効率化と法令遵守を支えます。
- デジタル化やセキュリティポリシーの策定が、記録管理の実践において重要です。
現場メモ
記録管理を導入する際には、組織内全体での合意形成が重要です。各部門のニーズを把握し、実際の業務フローに適した方法を選定する必要があります。また、従業員への教育や意識向上も欠かせません。新たなシステム導入に伴う抵抗感を軽減するために、段階的な導入や試行を行うことが望ましいです。