スキャン保存とは？
意味・定義
スキャン保存とは、紙の書類をスキャナーを使ってデジタルデータに変換し、電子的に保存するプロセスを指します。この方法により、物理的な書類をデジタル形式で保持できるため、管理や検索が容易になります。スキャンしたデータは、PDFやJPEGなどの形式で保存され、必要に応じて簡単にアクセスできます。これにより、紙の書類を減らし、スペースを有効活用することが可能になります。
目的・背景
スキャン保存は、紙の書類管理に伴う多くの課題を解決するために導入されました。従来の紙ベースの管理では、書類の紛失や劣化、保管スペースの不足といった問題が発生しやすいです。デジタル化することで、これらのリスクを軽減し、効率的な情報管理が実現します。また、環境への配慮からも、紙の使用を減らすことが求められています。スキャン保存は、業務の効率化やコスト削減にも寄与する重要な手段です。
使い方・具体例
- 書類をスキャンする際は、スキャナーを使用して、必要なページを選択し、デジタルデータとして保存します。
- スキャンしたデータは、クラウドストレージにアップロードすることで、どこからでもアクセスできるようにします。
- 定期的に重要書類をスキャンし、バックアップを取ることで、データの安全性を確保します。
- スキャンした書類には、検索機能を活用して、キーワードで迅速に必要な情報を見つけ出します。
- 電子帳簿として保存したデータを、会計ソフトに取り込むことで、業務の効率を向上させます。
関連用語
まとめ
- スキャン保存は、紙の書類をデジタルデータに変換する手法です。
- 書類管理の効率化やスペースの有効活用が可能になります。
- クラウドストレージと組み合わせることで、アクセス性が向上します。
現場メモ
スキャン保存を導入する際には、スキャナーの選定やデータ保存のルールを明確にすることが重要です。特に、スキャンしたデータの整理方法や命名規則を決めておかないと、後で情報を探す際に手間取ることがあります。また、スキャン作業に時間がかかる場合があるため、業務の繁忙期には計画的な実施が求められます。