ドキュメントスキャン

ドキュメントスキャンとは？

意味・定義

ドキュメントスキャンは、紙に印刷された文書をデジタルデータに変換するプロセスです。この作業は、スキャナーと呼ばれる専用の機器やアプリケーションを使用して行われます。スキャンされたデジタルデータは、画像ファイルとして保存されることが多く、PDF形式などの文書形式でも保存できます。これにより、元の紙文書を物理的に保管する必要がなくなり、デジタルデータとして管理や検索が容易になります。

目的・背景

ドキュメントスキャンの主な目的は、紙文書のデジタル化を通じて、情報の管理を効率化することです。企業や組織では、業務のデジタル化が進む中で、紙文書が多くのスペースを占めることや、劣化や紛失のリスクが問題視されています。スキャンを行うことで、情報の保存や共有が迅速に行えるようになり、業務プロセスの改善やコスト削減が期待できます。また、デジタルデータはセキュリティを強化し、アクセス権の設定やバックアップが容易になるため、情報管理の面でも大きな利点があります。

使い方・具体例

スキャンしたい書類をスキャナーにセットし、指定の設定を行ってデジタル化を開始します。
スキャン後、デジタルファイルを自動的に整理するソフトウェアを使い、文書をカテゴリ別に分けることができます。
定期的に紙文書をスキャンし、電子アーカイブを作成して、過去の記録を簡単に検索できるようにします。
確認や承認が必要な文書をスキャンし、電子メールで関係者に送信して迅速な対応を促します。
スキャンしたデータをクラウドストレージに保存し、場所を問わずアクセスできるようにします。

まとめ

ドキュメントスキャンは、紙文書をデジタル化するプロセスです。
情報管理の効率化やコスト削減を目的としています。
スキャンしたデータは、容易に保存・共有・検索が可能です。

現場メモ

ドキュメントスキャンの導入時には、スキャナーの性能やスキャンソフトの使い勝手が重要です。また、スキャンしたデータの整理方法や保存先の選定にも注意が必要です。従業員が新しいシステムに慣れるまでのトレーニングも考慮し、導入後の運用が円滑に進むよう配慮することが求められます。