電子保存とは？
意味・定義
電子保存とは、書類やデータをデジタル形式で保存することを指します。これにより、紙の書類を物理的に保管する必要がなくなり、デジタルデータとして管理が可能になります。電子保存は、スキャンした文書やデジタルネイティブなデータ（例えば、PDFや画像ファイル）を含むことが一般的です。このプロセスは、情報の整理やアクセスを容易にし、企業や個人が効率的にデータを利用できるようにすることを目的としています。
目的・背景
電子保存が必要とされる背景には、紙の書類管理に伴う様々な課題があります。例えば、物理的な保管スペースの不足や、紙の劣化、紛失のリスクなどが挙げられます。また、迅速な情報検索や共有が求められる現代のビジネス環境において、デジタル形式での保存は不可欠です。さらに、法令遵守やセキュリティの観点からも、デジタルデータとしての保存が推奨されるようになっています。
使い方・具体例
- 重要な契約書をスキャンし、PDF形式で保存することで、いつでもアクセスできるようにする。
- 業務日報や会議の議事録をデジタル化し、クラウドストレージに保存してチーム全体で共有する。
- 顧客情報や取引履歴をデジタル管理し、迅速な情報検索を可能にする。
- 定期的にバックアップを取り、データの消失を防ぐための対策を講じる。
- 法令に基づく保存期間が過ぎた書類を電子的に廃棄するプロセスを導入する。
関連用語
まとめ
- 電子保存は、書類やデータをデジタル形式で管理する手法である。
- 紙の書類管理に伴う課題を解決し、効率的な情報アクセスを実現する。
- 契約書や顧客情報をデジタル化することで、業務の効率化が図れる。
現場メモ
電子保存を導入する際には、スキャニングの精度や保存形式の選定が重要です。特に、古い文書をデジタル化する際には、劣化や読み取りエラーに注意が必要です。また、セキュリティ対策を怠ると、重要な情報が漏洩するリスクが高まります。導入前にしっかりとした計画を立て、必要な環境やツールを整えることが成功のカギとなります。